Де провести конференцію?
Організувати семінар непросто. Вам потрібно знайти спікерів, розробити порядок денний і зайнятися маркетингом. Крім інших обов’язків, пов’язаних з проведенням власного семінару, вам також необхідно знайти доступне і зручне приміщення, порівняти ціни на конференц-зали. Де провести конференцію? Відповідь нам дали співробітники Великого конференц-залу Національної академії наук України.
Перш ніж ви почнете розглядати приміщення для семінарів в оренду, переконайтеся, що ви зафіксували ключові потреби. В іншому випадку ви можете витратити багато часу на розмови з різними контактними особами з питань оренди.
Перш ніж ви почнете обдзвонювати людей, щоб дізнатися розцінки і порівняти ціни на оренду різних конференц-залів, встановіть тверду максимальну суму, яку ви готові заплатити за цей простір. Майте на увазі, що в більшості випадків ви можете орендувати конференц-зал по годинах.
Якщо вам необхідно провести семінар в престижному місці в центрі міста, ви заплатите більше. Якщо вам вкрай важливо зарезервувати високопрофесійне приміщення з кейтерингом, обладнанням і додатковими послугами, ви також заплатите більше.
Розмір конференц-залу — це важливий фактор, який необхідно визначити, перш ніж можна буде приступити до реального планування. Скільки учасників ви очікуєте? Скільки місця вам знадобиться для ораторів і обладнання? Вам потрібно місце для стендів та інших рекламних матеріалів?
Як правило, площа повинна складати близько 4 квадратних метрів на людину. Наприклад, якщо ви очікуєте в цілому 30 гостей, доповідачів та координаторів, орендована площа конференц-залу повинна становити не менше 100 кв. м.
Одним з найбільш важливих факторів, які слід враховувати, є час, дата і тривалість вашого заходу. Вам потрібно зарезервувати місце для заходу заздалегідь, щоб не виявилося так, що гості запрошені, регламент розписаний, а приміщення все ще немає. Також важливо враховувати час на підготовку. Вам буде потрібно налаштувати обладнання, виставити інформаційні та рекламні матеріали до початку заходу.
Де провести конференцію? Для цього завдання підійде конференц-зал, готель, бізнес-центр. Найважливішими факторами при виборі приміщення служать розміри приміщення, його розташування, технічна оснащеність і додаткові послуги, що надаються на місці.
